Dziś jest czwartek,
20-06-2019

SIO - Import danych

Import danych jest niezwykle przydatną funkcją, pozwalającą zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki niej można przenieść do nowego sprawozdania część danych wprowadzonych w poprzedniej wersji SIO. Poniżej opisane jest krok po kroku, jak go wykonać.

  1. Otwieramy program SIO (najnowsza wersja)
  2. Wybieramy z menu Plik pozycję Nowy.
  3. Pojawia się okno Wybór okna otwarcia jednostki. Wybieramy opcję Utwórz jednostkę na podstawie poprzedniego spisu
  4. Pojawia się okno Rodzaj spisu. Tutaj wybieramy datę, według której tworzone jest sprawozdanie. Przy każdym polu, po kliknięciu na strzałkę w dół, ukaże się nam lista pozycji dostępnych w danym polu. Np dla spisu z 30 września 2013r wybieramy 30 września 2013. Aby przejść dalej naciskamy przycisk OK.
  5. Pojawia się okno Otwórz plik jednostki. Tutaj wybieramy plik, w którym mamy zapisane dane z poprzedniej edycji SIO, a następnie klikamy przycisk Otwórz.
  6. Otwiera się okno Identyfikacja szkoły/placówki. Wprowadzamy ewentualne poprawki do danych identyfikacyjnych placówki i następnie Wciskamy przycisk Zakończ.
  7. Pojawia się okno Zapisz plik jednostki. Wybieramy nazwę nowego pliku, do którego przeniesione będą stare dane, oraz miejsce, gdzie zostanie on zapisany (zarówno nazwa jak i miejsce mogą pozostać takie, jak proponuje nam program), a następnie klikamy na przycisk Save.
  8. Pojawia się okno Import danych.. Po lewej stronie mamy wyszczególnione tabele, jakie występują w aktualnym pliku, po prawej zaś tabele istniejące w pliku ze starej wersji programu. Import polega na zaznaczeniu tej samej tabeli zarówno po lewej, jak i po prawej stronie ekranu i naciśnięciu przycisku Importuj na dole okna. Program wyświetli komunikat mówiący, że import się powiódł, albo informujący, że część danych nie została zaimportowana. Na ogół występuje ten drugi komunikat, nie jest to jednak nic niepokojącego - wynika on z niewielkich zmian, jakie zaszły w tabelach od poprzedniej wersji. W podobny sposób postępujemy dla każdej tabeli wymienionej po lewej stronie ekranu (zaznaczamy ją po obu stronach ekranu, i wciskamy Importuj), z wyjątkiem tabeli Identyfikacja. Po zaimportowaniu wszystkich potrzebnych tabeli, zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym rogu.
  9. Po zakończonym imporcie należy zapisać dokument (wybieramy Plik, a następnie Zapisz, wówczas plik zostanie zapisany w tym samym miejscu, co w punkcie 7). Należy też koniecznie sprawdzić, czy zaimportowane tabele nie wymagają jakichś uzupełnień (w nowej wersji programu czasem pojawiają się zmiany w tabelach, dodane są nowe komórki, itp) bądź poprawek (na pewno część danych zmieniła się od czasu poprzedniej edycji).
  10. Czasami istnieje potrzeba importu części danych z jednego sprawozdania, a części z innego (przykładowo - identyfikacja i kadra ze sprawozdania z 10 września, a reszta tabel ze sprawozdania z 31 marca). W takiej sytuacji wykonujemy kroki od 1 do 9, przy czym w kroku 5-tym wybieramy jedno z dwóch sprawozdań, które zawiera potrzebne nam dane, natomiast w kroku 8-mym importujemy wyłącznie te tabele, które są nam z tego sprawozdania potrzebne. Następnie wchodzimy w menu Narzędzia i wybieramy pozycję Import danych. Pojawi się okno wyboru placówki - wskazujemy drugie sprawozdanie, z którego chcemy przenieść pozostałe dane. Wyświetli się okno importu danych, takie jak w punkcie 8-mym. Dokonujemy importu potrzebnych nam tabel, uważając przy tym, by nie wskazać ponownie tabel, które zaciągneliśmy z poprzedniego pliku - w takiej sytuacji zostałyby one nadpisane. Po zakończeniu importu zamykamy okno Import danych krzyżykiem, po czym zapisujemy sprawozdanie (menu Plik, pozycja Zapisz).

©2013 Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty Ursynów m.st. Warszawy